77 pontos csekklista tartalomkészítéshez újranyitás idején
avagy MIRŐL és HOGYAN írj, hogy eloszlasd a vendégeid utazással kapcsolatos bizonytalanságait
Az újranyitás kapujában állunk és körvonalazódni látszanak, hogy marketingesként mi most a legfontosabb feladat. Olyan információkkal kell a vendégeket ellátni, amelyek meggyőzik őket arról, hogy a szálláshelyen a nyaralás alatt sem fenyegeti veszély az egészségüket és végre biztonságosan kiléphetnek a négy fal közül. Vagyis kommunikálni kell a vendégekkel.
Olyan tartalmakat és tájékoztató anyagokat kell tehát készítened, amelyekkel csökkenteni tudod a vendégeid utazással és nyaralással kapcsolatos bizonytalanságát, félelemérzetét.
Ebben a cikkemben 77 szempontból álló csekklistát állítottam össze segítségképpen, hogy te is minél meggyőzőbb kommunikációt tudj megvalósítani az újranyitás előtt.
Kezeld az esetleges kifogásokat tettre készen és teljes őszinteséggel már azelőtt, mielőtt azok egyáltalán megfogalmazódnának a vendégeidben!
Kétség sem fér ahhoz, hogy a válság következményeibe egy szellemileg és anyagilag kimerült, ugyanakkor az egészségéért aggódó, mégis utazni vágyó közönséget kell meggyőzni arról, hogy újra biztonságosan vágjon neki az országútnak és keressen magának szállást. Nehéz feladat lesz.
Éppen ezért kérlek arra, hogy mielőtt véglegesíted az újranyitással kapcsolatban megfogalmazott általános PR szövegedet vagy információs anyagodat, amit aztán hírlevélben Facebook posztban fogsz utána terjeszteni, olvasd el ezt a 77 pontos csekklistát, menj végig figyelmesen egyenként az egyes pontokon, és nézd meg, hogy nincs-e benne olyan tipp, amire neked is érdemes kitérned a szövegben.
Ez a 77 pont tehát csak egy iránymutató gyűjtemény a kommunikációhoz, a minél teljesebb körű információnyújtáshoz az újranyitás előtti szakaszban.Természetesen nem kell és nem is lehet minden pontot megvalósítani a szállásoknak, ezzel a 77 ponttal a marketingeseknek szeretnék segíteni.
Milyen témacsoportokról írj az első újranyitással kapcsolatos tájékoztató anyagodban?
Marketinges szemmel gyűjtöttem össze és csoportosítottam azokat a kommunikálható biztonsági tényezőket, amelyeket szükségszerűnek tartok beleírni bármilyen anyagba, amit most az újranyitás előtt készítesz a vendégeid számára. Az összefoglalómban a sales és marketing aktivitásokra is kitértem.
Képzeld magad a vendégeid helyébe és gondolkodj a buyer personáid fejével: gondold át, hogy az egyes célcsoportok számára milyen megelőzési tervek jelentenek garanciát arra, hogy a szállodádban biztonságban lesznek és nem fognak megfertőződni?
Hiszen teljesen természetes lehet, hogy például egy kikapcsolódásra vágyó fiatal párban vagy baráti társaságban talán nem lesznek annyira erősek az óvó-védő, egészséget féltő ösztönök, mint például egy kisgyermekes családban, vagy a nagyszülőkben.
A legfontosabb szempont most az, hogy a bizonytalansági tényezőket csökkentsük, az élményfaktort és a szabadság érzését növeljük.
Ezért lesz fontos az, hogy legyen egy sajtóközleményed vagy egy info anyagod – akár buyer perszónákra szabottan -, amiben minden olyan pontot felsorolsz, amivel eloszlathatod a vendégek bizonytalanságát. Ezután pedig tovább szegmentálhatod a célközönségeidnek megfelelően a kommunikációt.
A vendég biztonságérzetét növelő témák:
• új takarítási protokoll,
• szobai bekészítés – avagy mivel várod a vendégeket
• vendéglétszám maximalizálása,
• távolságtartási szabályok,
• érintkezési pontok minimalizálása,
• a higiéniai biztonság miatti szabályozások,
• szeparációs kérdések,
• szolgáltatások terén történt-e változás,
Vendégbarát kommunikációs irány meghatározását segítő szempontok:
• kommunikáció újragondolva (családbarátot is),
• új és régi célcsoportok,
• marketing aktivitást segítő sales ajánlatok.
Új takarítási protokoll kommunikálása
A koronavírus járvánnyal kapcsolatban elsőkörben azt tudhattuk meg, hogy cseppfertőzéssel terjed. Éppen ezért a vendégeidet is elsősorban az fogja érdekelni, hogy mennyire biztonságosan használhatják a szállodád közösségi tereit, milyen gyakran takarítjátok-fertőtlenítitek a közösen használt tárgyakat és felületeket. Oszlasd el a félelmeiket azáltál, hogy bemutatod, milyen új takarítási protokollokat vezettetek be a szállodatakarítás egyes területein:
Írd le, hogy az újranyitás után:
1. Közösségi terek higéniai fertőtlenítésére milyen gyakran és milyen alapossággal kerül sor?
2. Szobatakarítás során milyen fertőtlenítőket használnak a szobaasszonyok?
3. Fürdők takarítási rendje hogyan változott meg, hogyan véditek ki a fertőzés kockázatát.
4. Kezelőhelyiségek takarítási rendje és fertőtlenítése milyen formában változott meg.
5. Bevezetésre kerül-e a mindennapos kötelező takarítás?
6. Üzemszünet alatt milyen fertőtlenítést, takarítást, felújítási munkálatokat végeztetek el.
Szobai bekészítés, vagyis mivel várod a vendégeket?
Bár egy gusztusos gyümölcstálnak minden vendég örül, most érdemesebb mégis inkább olyan eszközökkel várni a kedves vendégeket, amelyekkel könnyedén óvhatják ők is a saját egészségüket.
Ennek alapján új szobai bekészítést lehet kitalálni:
7. Kézfertőtlenítő, fertőtlenítő kendővel
8. Szájmaszk + Kesztyű csomag
9. Becsomagolt toll, hogy a vendég mindig azt vigye magával, ha valami információt szeretne felírni magának (pl, időpont, ár…stb.)
10. Másfél literes ásványvíz személyenként naponta (a 15 percenkénti vízfogyasztás egészségügyi szempontból is javasolt).
11. A fentieken kívül kedveskedhetsz olyan csomagolt finomságokkal is – például csokoládéval, bonbonnal vagy helyi kézműves gasztrotermékekkel – amiket nem kell megmosni ahhoz, hogy fogyaszthatók legyenek.
Vendéglétszám maximalizálása
A kényszerű bezárás miatt szinte minden szálláshely egyik legfájóbb pontja a vendéglétszám maximalizálása, de a jelenlegi helyzetben csakis így lehet felelősségteljesen újraindítani az életet. Éppen ezért ha limitálva lesz az egyidejűleg a hotelben tartózkodó vendégek létszáma, akkor bátran kommunikáld le, hogy ez azért van, mert ezáltal lesznek könnyedén tarthatók a szociális távolságtartás írott és íratlan szabályai.
Milyen területeket érinthet a vendéglétszám maximalizálása?
12. Milyen százalékban határozza meg a szálláshely a kiadható szobák számát?
13. A pótágyazható szobák teljes létszámmal kiadhatók lesznek-e vagy nem adtok ki pótágyas szobát?
14. Egyszerre hány fő étkezhet az étteremben?
15. Hogyan lesz a fürdő befogadó létszáma szabályozva?
16. Maximalizálva lesz-e a medencében fürdőzők száma?
17. A liftekben tartózkodók száma szabályozásra kerül-e, hogy például csak 1 fő vagy 1 család léphet be egyszerre?
18. Hány százalékban töltöd fel a szálláshelyedet?
19. Egy emeleten hány szoba lesz kiadható egyszerre (pl. minden második szoba)?
A távolságtartás, mint komfortérzet csökkentő tényező
A fertőzésveszély minimálisra csökkentése és továbbterjedésének megállítása érdekében fontos a fizikai távolságtartás betartása. Ezekre főképpen a vendéglátóegységekben, a wellness-és gyógyászati centrumokban szükséges figyelni. A vendégeket érdeklik az ezzel kapcsolatos szabályozások is, hiszen több van közöttük olyan, amelyek esetleg a komfortérzetüket csökkenthetik.
Érdemes ezekre rákérdezned az adott részlegen, hogy az alábbi szempontok hogyan valósulnak meg a gyakorlatban és a marketinges info anyagba bátran írd bele őket. Ezzel is segíted a szobafoglalást, hiszen csökkenteni tudod a sok-sok kérdést, amit a vendégek tennének fel:
20. Az éttermi asztalok között van-e minimum 1,5 – 2 m távolság?
21. Ebéd és vacsora alkalmával büféasztalos étkezés marad vagy helyette tányérszervíz kerül bevezetésre? Vagy kontrolláltan fog a büféétkezés működni?
22. A fürdőben a nyugágyak között is tartva lesz a 1,5-2 m távolság?
23. Bevezetitek-e és kizárólagossá teszitek-e az online check-in -t?
24. A bárpultnál lehet-e vendéget kiszolgálni, “támaszthatja-e” ott a pultot?
25. Reggeliztetés milyen formában zajlik majd? Lesz-e például a la carte reggeli vagy bevezetitek a „reggeli menüt”? Vagy talán meg is szünteted? Írd meg bátran, melyik megoldásra számíthat a vendég.
26. Kezelőhelyiségek előtt a csoportosulás kivédése és a fertőtlenítésre szánt idő miatt hosszabb idősáv lesz-e tartva két kezelés között?
27. A teraszokon túl lesz-e több pad, szék a parkba kihelyezve, hogy elkerülhető legyen a zsúfoltság?
28. A parkolóban lezárásra kerül-e minden második parkolóhely, ezzel is segítve a megfelelő távolságtartást és a biztonságosabb ki-be pakolást?
29. Jelölve lesznek-e a padozaton a távolságtartást jelölő csíkok?
Nem udvariatlanság, hanem higiéniai biztonság miatt bevezetett szabályozások
Szálláshelyek esetében talán udvariatlanságnak vagy a minőség szempontjából talán visszalépésnek minősíthetők a következő intézkedések és szabályozások, de add a vendégeid tudtára, hogy ezek csupán az egészségmegóvás szükséges velejárói.
30. Nincs kézfogás és ölelkezés sem a dolgozók, sem a vendég és dolgozó között.
31. Londiner szolgáltatásból a vendég autójának parkoltatása és kocsimosása szüneteltetésre kerül.
32. Az evőeszközök sterilizált tokban kerülnek fel az asztalra terítéskor.
33. Ha a kezelő személyzet a kezelés után nem segít a felöltözésben, azt nem tiszteletlenségből teszi.
34. Biztosítsd a vendégeket arról, hogy a dolgozóink a maszk alatt is mosolyogni fognak rájuk.
35. Térj ki arra is, hogy a vendéggel szemben elvárás-e a maszk használata és ha igen, milyen helyzetekben.
36. Fizetési protokollban van-e változás abban a tekintetben, hogy a házon belüli fogyasztás csak szobaszámlára történhet, hogy minél kevesebb legyen a készpénzes fizetés?
37. A szaunalepedők átadása nem történik meg a dolgozó által, hanem önkiszolgáló megoldással lesz-e?
38. Kommunikálod-e hogy műszaki meghibásodás esetén a szobában csak a szakember tartózkodhat, így ebben az esetben a vendéget megkéritek majd, hogy ebben az időben ne tartózkodjon a szobában.
39. Minibár feltöltés lesz-e továbbra is, vagy a mostani helyzetre való tekintettel nem lesz minibár szolgáltatás.
Szeparáció és szegmentált kommunikáció
Bár a koronavírus nem válogat, azért az az utóbbi hetek-hónapok során világossá vált, hogy a 65 év feletti korosztály a leginkább veszélyeztetett korosztály, ennek ellenére nincs kimondva, hogy 65 év felett ne utazhatnának el a vendégek szállodába vagy panzióba pihenni. Éppen ezért marketingesként gondolnod kell arra, hogyan kommunikálod le feléjük az ő egészségük érdekében tett lépéseket.
Milyen óvintézkedéseket, szabályokat vezettek be, amivel csökkenthetitek a bizonytalanságukat és erősíthetitek a biztonságos pihenés élményét.
A 65+ korosztály védelmével kapcsolatban az alábbi kérdések fogalmazódtak meg bennem, mint marketingesben, amit a feletteseknek tennék fel választ várva. Főleg, akkor ha van például egy korosztály szerint szegmentált hírlevél listád, amire az újranyitás előtt biztosan fogsz hírlevelet küldeni.
40. Lesz-e a 65 év feletti korosztálynak egy meghatározott idősáv az étteremben a reggelinél, vacsoránál?
41. Lesz-e számukra az étteremben egy elkülönített rész?
42. Lesz-e a fürdőben kijelölt idősáv a fürdőben, amikor csak ők tartózkodhatnak a medencében?
43. Lesz-e elkülönítettt rész a parkban pihenőágyakkal, nyugágyakkal?
Ezen kívül a szeparáció biztosítását más tényezők is segíthetik, amelyekre szintén érdemes kitérni a tájékoztató anyagodban:
44. Lesz-e a kereskedelmi egységeknél jellemző plexitábla a recepciónál vagy a guest relation pultnál?
45. Megváltozik-e az érkezés és a távozás dátuma? A zsúfoltság elkerülése miatt a korábbi távozás, későbbi érkezés ideális megoldás lehet).
46. „Gyorsváltás” szüneteltetése bevezetésre kerül-e, mert a 12 – 24 órás “szobaregenerációs” időszakkal csökkenteni lehet a veszélyérzetet. Azzal, hogy a délelőtt felszabaduló szobába nem érkezik aznap vendég, magasfokú elköteleződést vállal a szálloda a vírusterjedés megállítására. (Mivel a cseppfertőzés miatt 24 órán keresztül maradnak életben a baktériumok az egyes tárgyakon.)
Nyomtatvány használat csökkentése, avagy az érintkezési pontok minimalizálása
Az újranyitás alkalmával az ember és ember közötti kontaktus számot is csökkenteni kell. Mivel ezek többsége marketinges előkészítést igényel, vedd ezeket is számba és írd bele a tájékoztató anyagodba.
47. Csökkentitek-e a nyomtatványok használatát vendég és dolgozó között?
48. Továbbra is lesznek a kávézóban, bárban, étteremben étlapok és itallapok, vagy azokat inkább egy nagy táblára kifüggesztett étlappal helyettesítitek?
49. Ha maradnak az étlapok, akkor javasold marketingesként, hogy azok lamináltak legyenek, hiszen azt lehet fertőtleníteni.
50. A szobai kérdőívek helyett kommunikáld az online értékelési lehetőségeket.
51. Megoldható-e az üzemeltetésben, hogy a wellness kezelések alkalmával az ún. kezelőlapoka a dolgozónak ne kelljen aláírni/ellenjegyezni?
52. A szaunatörölközők igénylő lapja kiiktatásra kerülhetnek-e?
53. A welcome drink és más szolgáltatások kuponnal történő felhasználására kitaláltatok-e új megoldást?
54. Étteremben az étkezések igénybevételét szükséges-e továbbra is kártyán jelölni?
55. És egy jó hír! Az elegáns fehér kesztyű használata visszatérhet a vendéglátásba.
Szolgáltatások újragondolva
A vírus miatt elképzelhető, hogy egyes szolgáltatásokat egy időre fel kell függeszteni, de az is előfordulhat, hogy merőben más szolgáltatásokat kell kínálni, ami igazodik a változásokhoz. Ezért fontos, hogy az információs tájékoztatóban kitérj arra is hogy a jövőben – vagyis az újranyitás után – a teljes palettát vehetik igénybe vagy csak korlátozottan lesz rá lehetőség:
56. Írd meg, hogy a koronavírus miatt van-e olyan szolgáltatás, amelyet nem biztosítasz, de csak azért, mert a vendégek és dolgozók egészségügyi biztonsága most mindennél fontosabb (pl. szobaszervíz szüneteltetése).
57. Írd meg, hogy van-e olyan új szolgáltatás, termék, amit most vezetsz be éppen a megváltozott helyzet miatt? Például egészségügyi tanácsadások, rehabilitációs kezelések?
58. Gyűjts össze minél több szabadtéri programot, engedd, hogy kimenjenek a szállodádból, hiszen a vírus főként zárt térben terjed. A szabadtéri programok esetében pedig ennek kisebb a kockázata.
59. Írd meg, hogy milyen formában tudod az orvosi jelenlétet biztosítani, pl. van-e orvosi háttered a szállodában?
60. Utalhatsz arra is, hogy például a szokásos nyári rendezvényeitek megtartjátok-e?
Sales ajánlatok
Ugyanúgy, ahogy a kommunikációt szegmentálod az egyes célcsoportok elvárásainak és igényeinek megfelelően, építsd be ezeket a garanciákat és különleges ajánlatokat a sales-be is a kínált csomagok terén.
61. Sales ajánlat mennyire tartalmaz rugalmas foglalási és lemondási feltételeket? Vannak-e benne hosszú felhasználhatóságot garantáló ajánlatok, hiszen nem tudhatjuk, hogyan alakul később a járványhelyzet.
62. Külföldi piacra kell-e elkülönítened marketing budget, vagyis fogad-e a szálláshely külföldi vendéget és ha igen, akkor milyen feltételekkel, milyen országból? (Persze, amíg határzár van, addig ez nem kérdés.) És érdemes azt is átgondolni, hogy hogyan kommunikálod le a belföldi vendégek felé, ha külföldi vendégeket is fogadsz.
63. Engedd el azon elvárásodat, hogy a vendégek legalább 1 hétre érkezzenek. Örülj annak is, ha 2-3 éjszakára foglalnak, most neked is rugalmasnak kell lenned.
Célcsoportok és sales ajánlatok
Egyelőre Budapest és a vidék még ketté van vágva, és a légi közlekedés sem indult újra teljes mértékben.
Éppen ezért, most itt az idő a regionális hirdetési csatornák aktiválására, a vidéki célzásokra.
Nézz bele az analitikádba, vizsgáld meg, hogy Budapesten kívül melyik régiókból jött hozzád eddig a legtöbb a vendég. Most bombázd a vidéki embereket, hiszen amíg Budapesten még fennáll a kijárási korlátozás, addig ő nem tudnak szabadon jönni-menni-utazni.
Ha van szegmentált email listád, akkor küldj ki egy kérdőívet és ismerd meg a vendégek megváltozott igényeit, vágyait.
Ezek alapján határozz meg új buyer perszónákat a meglévők mellett:
64. Fókuszálj az üzleti utazókra, mert Ausztriából, Csehországból, Szlovéniából is engedélyezett az átjárás.
65. Célozd meg a home-office-ban dolgozókat, menedzsereket, hogy kiszabadulva a fogságból nálad töltsenek el egy-egy manager week-et munkával é spihenéssel egybekötve.
66. Gondolj az egészségügyi dolgozókra, készítsen a sales számukra egy jó és megfizethető ajánlatot.
67. Gondolj a kereskedelmi dolgozókra – legyen egy speciális ajánlatod számukra is!
68. Gondolj a pedagógusokra és hirdess meg számukra egy online-mentes ajánlatot.
69. Nagyszülős ajánlatokat most cseréld le családokra és párokra vonatkozó ajánlatokra.
Kommunikációs fókuszpontok átgondolása
Gondold újra a kommunikációs tervedet, stratégiádat és a stílusodat is. Találj olyan új megjelenési és brandépítési lehetőségeket, amikre pont a vírus miatt van lehetőséged. És ossz meg mindent a vendégeiddel, hogy csökkentsd a félelmüket! Ajándékozd meg őket az őszinteségeddel és kreatív meglepetésekkel.
Például:
70. Most pont nem a fürdőkre kell fókuszálnia a kommunikációdnak, hanem az aktív pihenésre fókuszálj, hiszen végre lehetőség van a szabad levegőn lenni, kiszabadulva a home office, home school egyhangú fogságából.
71. Gondold újra a USP-ket, hogy a megváltozott utazási gyakorlatban a korábbi USP-k megállják-e a helyüket, vagy mást kell fókuszba helyezni.
72. Kommunikáld, hogy mi történt az üzemszünet alatt (például milyen felújítások, karbantartási munkák lettek elvégezve).
73. Írd össze, hogy milyen újdonságok várják a vendégeket az újranyitás után.
74. Készíttess saját logós szájmaszkot a dolgozóknak – vicces szájmaszkok is lehetnek.
75. Készíttess a vendégeknek is saját logós szájmaszkot, akár mosható változatban, amit a nyaralás után hazavihetnek emlékbe. Érdemes lehet a gyerekeket is valamilyen vicces vagy rajzfilmes mintával meglepned, hogy könnyebben rá lehessen venni őket a viselésükre.
A kommunikáció során gondolj a családos vendégekre is, de nemcsak a szolgáltatások felsorolása, hanem a megváltozott nyaralási helyzetre való felkészülés terén is. Csak két példa:
76. A „Mit ne hozz magaddal?” kommunikációt tedd most félre és inkább arra biztasd a vendégeket, hogy amit tud, azt hozza inkább magával (lázmérő, bili, kismotor, babakocsi stb.). Nekik is biztonságérzetet ad, ha legalább most a saját eszközeiket tudják használni.
77. Milyen szolgáltatások lesznek elérhetőek a családosok számára? Például a gyerekjátszót kinyitod-e vagy ideiglenes még zárva tartod? Az étteremben a gyerekbüfé lesz-e? Milyen higiéniai szabályokat alkalmaztok?
Még soha nem voltak ennyire fontosak a célcsoportokra szabott egyedi ajánlatok, ezért mérd fel újra a célcsoportjaidat és rájuk szabott ajánlatokkal keresd meg őket. És legyél kreatív, találj új szegmenseket is!
Az újranyitás időszakában a kommunikációdban azonban nem csak az lesz a fontos, hogy miről írsz, milyen témában kommunikálsz, hanem az is nagyon fontos, hogy milyen stílusban. Kommunikálj úgy, hogy a barátjuk légy, a pszichológusuk, a tanítójuk, a segítőjük, a bizalmasuk. Az újranyitást követő vendégbarát és bizalomépítő kommunikációs stílusról írt cikkemet itt olvashatod el.
Kreatívnak kell most lenni! És minden egyes intézkedést, ami a vendégek megóvása érdekében került bevezetésre, azt kommunikálni kell egy logikusan felépített, bizalomépítő közleményben.
Bár a fenti pontok között vannak gazdaságilag érzékenynek mondható tételek, mint pl. a minibár feltöltésének eltörlése vagy a szobaszervíz szüneteltetése, de ezeket most kifizetődő lesz meglépni a hosszú távú bizalomépítés és a bizonytalanság érzésének csökkentése érdekében.
Azonban itt még nincs vége a teendőidnek:
ahogy ugyanis a vendégeidet is célcsoportokra bontod, úgy kell szegmentálnod az üzeneteket a marketingkommunikációs csatornákon is:
> a hírlevélben más – más üzenet a különböző szegmenseknek (ha van már szegmentált listád),
> meg kell határozni, hogy melyik téma kerüljön ki Facebook-ra és melyik Instagramra
> vagy ha ugyanaz az üzenet kerül ki mindkét platformra, akkor eltérő kreatívokat használj
> frissítsd fel a Youtube csatornádat
> a bátrabb marketingesek, ha a fiatalok egy kiemelt szegmense a szálláshelynek, akkor akár a tiktok-ban is gondokodhatnak, mint új platform
> LinkedIn az üzleti utazók miatt most felértékelődhet
Fektess nagy hangsúlyt a minőségi és hiteles tartalomra, hiszen most ez lehet az egyik legjobb bizalomépítő eszközöd.
Ebből a 77 pontos csekklistából te is össze tudod állítani a saját mentőcsomagodat. Ha pedig a jövőben is szükséged lenne inspirációra a kommunikációdhoz, akkor a 365 napos tartalomnaptáramat is felhasználhatod! Addig is, sok sikert kívánok neked az újranyitáshoz!
Mi tehát most a legfontosabb teendőd?
Már most kezdd el a fenti 77 pontot egyeztetni a szállodai részlegekkel, vezetőkkel, tulajdonosként nézd végig, hogy mit lehet bevezetni, megvalósítani a lehető legrövidebb időn belül.
Ezek alapján tudod majd előkészíteni az újranyitó tájékoztató anyagodat, és ez alapján tudod majd meghatározni a kommunikációd tartalmát, a stílusát és az eszközöket.
Csökkentsd a vendégekben rejlő bizonytalansági faktort!
Majd pedig készíts egy komplex tartalommarketing naptárt az újranyitás utáni időszakra!
Használd ki az összes kommunikációs csatornádat és hangold össze, mikor, mit, hogyan, hol mondasz.